Nie ma wątpliwości, że dla każdej firmy wynajem biura to jedna z najważniejszych kwestii. Jako, że to decyzja, aby związać się umową na kilka lub nawet kilkanaście lat, musi być ona dobrze przemyślana. Najlepiej wnikliwie przejrzeć wszelkie dostępne oferty i poddać je analizie, a wszystko po to, aby całą przestrzeń, w która zainwestujemy była komfortowa oraz przyjazna dla nas i naszych pracowników. Czym zatem powinniśmy się kierować, kiedy poszukujemy biura?
Potrzeby przedsiębiorstwa – te obecne oraz te, które mogą pojawić się w przyszłości
Jeśli interesuje nas biuro na godziny Warszawa to będzie najlepsze miejsce, aby rozejrzeć się za ofertami. Pamiętajmy jednak, aby na funkcjonowanie swojej firmy patrzeć w szerokiej perspektywie. Zacznijmy od tego, z jakiej powierzchni korzystaliśmy dotychczas. Warto też pomyśleć o tym, w którym kierunku rozwinie się nasza działalność za kilka lat i jak w związku z tym, zmienią się nasze potrzeby co do metrażu. Problem pojawi się wtedy, kiedy konieczne stanie się stworzenie nowego działu, a wówczas zapas powierzchni biurowej okaże się na wagę złota.
Powierzchnia do efektywnej pracy
Warto zastanowić się, czy w naszym wypadku lepiej sprawdzi się open space, czy też małe gabinety, natomiast nie ma jednego, idealnego rozwiązania. Wiele warunkuje to, jak wygląda struktura firmy, styl pracy, a także specyfika wszelkich zadań, które musi wykonać zespół. Konieczne jest to, aby biuro jawiło się jako przestrzeń przyjazna dla wszystkich, gdzie spotkamy się z wygodą, wsparciem kreatywności oraz działań biznesowych. Wynajem biura to kwestia, w której pomoże nam office menager, który będzie w stanie określić wstępne wymagania i znaleźć taką powierzchnię biurową, która stanie się odpowiednim miejscem do prowadzenia wielu działań.
Co w związku z lokalizacją?
Oczywiście odnajdziemy biura i sale konferencyjne w Warszawie na Śródmieściu, jednak prestiżowe biurowce, nie zawsze są będą rozwiązaniem najbardziej korzystnym. Wówczas, przed nami pojawi się wiele wyzwać, które związane będą z wysokimi kosztami utrzymania, a także z miejscami parkingowymi nie tylko dla pracowników, ale także dla przybyłych gości.
W tym kontekście, na pewno musimy rozważyć, czy będziemy przyjmować w siedzibie swoich kontrahentów, gdyż wtedy biura na godziny w Warszawie okażą się dobrym wyjściem. Musimy też pod uwagę wziąć dojazd do biura – komunikacja miejska, obwodnice, trasy szybkiego ruchu i częstotliwość występowania korków. Na koniec sprawdźmy dostępne miejsca parkingowe, natomiast nie tylko te, które są przypisane do obiektu, ale też te, które znajdują się w okolicy. Będzie to bardzo istotne w momencie, kiedy nasza firma posiada sporą flotę pojazdów.
Aranżacja, specyfika budynku, a także jego techniczne zaplecze
Nie każda firma potrzebuje bardzo efektywnej siedziby, która wyróżni ją od konkurencji. Czasami o wiele bardziej opłaca się postawić na prostotę i kameralną atmosferę. W wielu przypadkach, możliwość umieszczenia logotypu na elewacji będzie bardzo istotna, natomiast niekiedy nie będzie miało to żadnego znaczenia dla strategii marketingowej. Zastanówmy się nad tym, przed poszukiwaniem biura do wynajęcia w Warszawie.
Wygląd biura będzie miał znaczenie, natomiast designerskie rozwiązania mimo tego, że robią wrażenie, nie zawsze są funkcjonalne. Prostokątny kształt wnętrz, pozwoli lepiej dopasować cały układ do swoich wymagań. Dodatkowo, pamiętajmy o zapleczu technicznym czyli wyposażeniu wstępnym, które powinno odpowiadać potrzebom technologicznym firmy.
